Workshop là gì? Quy trình tổ chức 1 buổi Workshop thành công

Workshop là những buổi trao đổi kiến thức, kỹ năng về một chủ đề bất kì thuộc một lĩnh vực nhất định. Để hiểu hơn về khái niệm workshop là gì cũng như quy trình để tổ chức một buổi workshop thành công. Hãy cùng theo dõi bài viết này TỪ Timviecmarketing nhé!

• Các bước để lập kế hoạch truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp
• Phân tích thị trường là gì? Các khía cạnh cần quan tâm khi phân tích

Workshop là gì?

Workshop là hoạt động trao đổi, thảo luận về một chủ đề thuộc lĩnh vực nhất định nào đó. Những người tham gia buổi thảo luận này sẽ có thêm cơ hội được thêm kiến thức, kĩ năng hay chia sẻ những điều mình biết với mọi người tham gia.

Người diễn giả của buổi workshop hay được biết đến với thuật ngữ là speaker sẽ lựa chọn chủ đề phù hợp để tiến hành trao đổi với những người tham dự. Thời gian diễn ra những buổi trao đổi thảo luận này sẽ kéo dài từ 2 đến 4 tiếng. Hoạt động chính thường làm là những cuộc thảo luận với khách mời và phần hỏi đáp những thắc mắc.

Không có một sự giới hạn nhất định nào đối với số lượng những người tham gia workshop. Quy mô của một buổi workshop sẽ tùy thuộc vào đơn vị tổ chức có kinh phí và khả năng đến đâu. Không gian tổ chức không theo bất kì quy chuẩn nào, chỉ cần có thể tạo sự thoải mái, rộng rãi.

Hoạt động workshop ở Việt Nam hiện nay

Hiện nay, workshop đã trở thành một hoạt động được tổ chức phổ biến tại Việt Nam. Ở bất kì lĩnh vực nghề nghiệp nào bạn cũng có cơ hội tham dự những buổi workshop có ý nghĩa. Đặc biệt, khi trong cộng đồng xuất hiện những vấn đề nổi bật sẽ có ngay những buổi workshop được tổ chức để các chuyên gia đưa ra những lời khuyên, trao đổi cùng người tham gia.

Ngoài ra, đó cũng là điều nuối tiếc với các doanh nghiệp. Bởi nếu biết tận dụng những buổi workshop như vậy, họ có thể đẩy mạnh được chiến lược Marketing của công ty mình. Đồng thời, đó cũng là cơ hội để tiếp cận khách hàng tiềm năng, quảng bá thương hiệu đến với nhiều người hơn nữa.

Quy trình thực hiện tổ chức một buổi workshop

Tuy du nhập vào Việt Nam được một thời gian nhưng workshop vẫn còn là điều mới mẻ với nhiều người. Vậy để tổ chức được một buổi workshop hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra cần phải làm gì?

Chuẩn bị tổ chức buổi workshop

Bước chuẩn bị luôn đóng một vai trò rất quan trọng, quyết định đến 50% sự thành công của workshop. Những việc cần làm để chuẩn bị cho một buổi workshop cụ thể như sau:

• Xác định rõ ràng mục đích khi tổ chức workshop, mục tiêu cần đạt được khi kết thúc.
• Xác định những đối tác liên quan cần tham gia
• Lựa chọn người quản lý, hướng dẫn tổ chức cùng thư ký ghi chép quá trình hoạt động diễn ra
• Tạo ra một chương trình nghị sự – agenda
• Set – up cẩn thận chu đáo khu vực tổ chức workshop, sắp xếp bàn ghế, trang trí phòng ốc, không gian như kế hoạch đã lập.
• Gửi đến những bên đối tác, khách mời tham dự kịch bản chương trình (nếu có)
• Nếu đủ thời gian tổ chức phỏng vấn, phát phiếu hỏi đến những người tham dự để biết được phản hồi của họ về workshop

► Xem ngay cách tạo cv xin việc chuyên nghiệp cho ứng viên nhiều ngành nghề!

Quá trình tiến hành workshop

Để hoạt động diễn ra thành công nhất người tổ chức cần phải tuân thủ theo những quy tắc sau đây:

• Luôn tôn trọng những quan điểm, ý kiến mà người tham dự đưa ra
• Thảo luận, trao đổi trên tinh thần cùng chia sẻ, học hỏi lành mạnh
• Khung giờ thảo luận cần có những mốc thời gian nhất định để không ảnh hưởng đến những hoạt động khác
• Tập trung thảo luận về vấn đề chính
• Không đả kích, miệt thị hay có thái độ không đúng mực với những người khác
• Cần có sự tổng kết các ý kiến, đưa ra sự đồng thuận cuối cùng sau khi kết thúc buổi thảo luận

Người điều phối sẽ có vai trò định hướng hoạt động, duy trì sự ổn định, tập trung vào chủ đề chính.

Xác định rõ vai trò của những người tham dự workshop

Mỗi người tham gia buổi workshop đều có những vai trò nhất định của mình. Việc của ban tổ chức là cần biết được vai trò của những đối tượng tham gia mới có thể thu lại được những kết quả mong đợi.

Những nhà tài trợ

Nhà tài trợ là người sẽ hỗ trợ cho buổi workshop trong một số vấn đề, điển hình có thể hỗ trợ về mặt kinh phí hay địa điểm tổ chức. Họ không nhất thiết phải là người có mặt tại phiên làm việc hay chịu trách nhiệm về kết quả của buổi workshop.

Quy mô tổ chức các buổi workshop thường nhỏ nên những hạng mục cần nhà tài trợ cũng không nhiều, hay có sự phân chia hạng mục.

► Cập nhật các thông tin việc làm nhanh, hữu ích tại Timviec.com.vn

Người tổ chức điều phối

Họ là những diễn ra, người “cầm trịch” chủ chốt trong toàn bộ phiên làm việc của workshop. Người thuộc vị trí này sẽ giới thiệu về mục đích tổ chức, hướng dẫn những người tham dự về hoạt động của buổi workshop cũng như giám sát toàn bộ phiên làm việc này.

Người điều phối buộc phải đi theo quá trình hoạt động, tổ chức của workshop từ đầu đến cuối. Vì vậy, yêu cầu đối với những người điều phối là khả năng bao quát cao, phối hợp với nhiều bộ phận khác nhau để giải quyết những vấn đề bất ngờ.

Qua bài viết này chắc các bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi “Workshop là gì?” rồi phải không. Hoạt động workshop là một hoạt động có ý nghĩa đối với cả những người tham gia cũng như ban tổ chức. Hy vọng rằng những hoạt động có ý nghĩa như vậy sẽ tiếp tục được nhân rộng, phổ biến, thu hút nhiều người tham dự.

► Xem ngay các trang đăng tin tuyển dụng miễn phí uy tín hàng đầu hiện nay!